Проблема с iiko не в том, что в ней нет данных. Данные есть, и их слишком много: отчётов десятки, половина названий ничего не говорит, а нужную цифру каждый раз ищешь заново. Ниже навигатор от вопроса к ответу: где смотреть, что настроить и на чём в этом отчёте обычно ошибаются.
Во многих выгрузках граница периода работает как «до», а не «по включительно»: ставите с 1 по 31 число и получаете месяц без последнего дня. На выручке это минус один рабочий день, и расхождение с кассой выглядит как ошибка учёта, хотя ошибка в границах запроса. Проверяется просто: сложите выручку по дням внутри отчёта и сравните с итогом за период. Если не сходится ровно на последний день, вы поймали именно это.
Вторая по частоте причина расхождений это кассовая смена, которая закрывается после полуночи. Ночная выручка уезжает в следующие сутки, и день недели в отчёте перестаёт совпадать с днём недели в жизни. Для бара это критично: пятничная смена почти целиком лежит в субботе.
Половина полезного в iiko прячется за словом OLAP, и оно отпугивает зря. Это просто конструктор отчёта: вы сами говорите, что положить в строки, что в колонки и какие суммы считать. Обычный отчёт отвечает на заранее заданный вопрос, OLAP собирается под ваш.
Практически там два разных мира, и их постоянно путают:
Фуд-кост считается по обоим сразу: расчётный из продаж, фактический из склада. Отсюда и главный вывод, ради которого их вообще сводят: разрыв между этими двумя цифрами и есть то, что вы теряете.
Ещё одна вещь, которую полезно знать заранее: те же самые OLAP-отчёты можно забирать программно, без человека. Именно так данные попадают во внешние дашборды и утренние сводки, и именно поэтому ручная выгрузка в таблицу это не единственный путь.
С трёх цифр в неделю: выручка против плана, фуд-кост по бару и кухне отдельно, сумма удалений и скидок. Этого достаточно, чтобы заметить проблему. Остальные отчёты нужны, когда проблема уже замечена и надо понять причину.
Чаще всего потому, что система берёт цену по фактическим партиям прихода, а руками считают по последней накладной. Обе цифры верные, вопросы разные. Для решения о цене в меню полезнее свежая закупочная цена, для отчёта о прибыли за прошлый месяц полезнее партионная.
Как разовая проверка да, как постоянный процесс нет. Ручная выгрузка живёт ровно до первого занятого месяца: её перестают делать, и решения снова принимаются на ощущениях. Если цифра нужна регулярно, её надо доставлять самому, а не ходить за ней.
Штатные отчёты рассчитаны на компьютер и на человека, который знает, что ищет. Для телефона нужен либо отдельный доступ, либо сводка, которая приходит сама. Это и есть причина, по которой владельцы в итоге просят присылать им короткий текст утром вместо доступа к системе.
Все маршруты выше рабочие, но у них общая беда: их надо пройти. В понедельник вы их проходите, в четверг некогда, через месяц отчёты открываются только когда что-то уже случилось.
Я собираю для заведений систему, которая ходит по этим маршрутам сама: забирает данные из вашей iiko и каждое утро присылает в Telegram короткий доклад по смене. Выручка против плана, фуд-кост, удаления и скидки против нормы именно этого дня недели, и отдельно то, что требует решения сегодня.